Βοηθήστε τον αναγνώστη - δομήστε τις σκέψεις σας σε σχήμα πυραμίδας
Κατά την προετοιμασία του εγγράφου, πολλοί αντιπροσωπεύουν το μελλοντικό του περιεχόμενο, αλλά δεν έχουν συγκεκριμένο σχέδιο - τι να πω και πώς να το διατυπώσει. Αρχίζουν να γράφουν, ελπίζοντας ότι η δομή θα εμφανιστεί από μόνη της. Το αποτέλεσμα είναι μια ακανόνιστη αφήγηση που ο αναγνώστης θα πρέπει να καταλάβει.
Ο λόγος προτιμά την παραγγελία. Τακτοποιεί ακόμη και τυχαία δεδομένα με συγκεκριμένη σειρά.
Παράδειγμα. Οι αρχαίοι Έλληνες είδαν στο αστέρι να συσσωρεύουν φιγούρες ζώων, παρά να διακρίνουν σημεία.
Κατά την ανάγνωση, ένα άτομο προσπαθεί αυτόματα να οργανώσει πληροφορίες με τη μορφή μιας πυραμίδας, η βάση της οποίας είναι η αιτιολόγηση και τα επιχειρήματα που επιβεβαιώνουν τα συμπεράσματα. Σε αυτήν τη μορφή, ο αναγνώστης είναι πιο εύκολο να «χωνέψει» τις πληροφορίες.
Παράδειγμα. «Τα καθίσματα ήταν κρύα. Έφτασα σχεδόν σε έναν αγώνα. Η Ιταλία έχασε. Ήταν ένας πολύ φοβερός αγώνας ποδοσφαίρου. " Μια τέτοια «ιστορία» είναι πολύ κακή δομή, καθώς η βασική ιδέα αναφέρεται μόνο στο τέλος.
Σύμφωνα με τη δομή της πυραμίδας, εισάγεται αρχικά μια γενίκευση και μετά δίδεται επιχειρηματολογία. Η παραπάνω ιστορία είναι πιο κατανοητή αν τη διαμορφώσετε διαφορετικά.
Παράδειγμα. «Ήταν ένας πολύ φοβερός ποδοσφαιρικός αγώνας: κρύα καθίσματα, σχεδόν μπήκα σε έναν αγώνα και η Ιταλία έχασε».
Ομαδοποιήστε παρόμοιες ιδέες και μετά εκφράστε κάθε ομάδα σε μία πρόταση
Κατά την κατασκευή μιας πυραμίδας, χρησιμοποιήστε την προσέγγιση από τη βάση προς τα πάνω: πρώτα απαριθμήστε όλες τις διατριβές, ομαδοποιώντας αυτές που οδηγούν στο ίδιο συμπέρασμα. Στη συνέχεια εκφράστε κάθε ομάδα σε μία πρόταση. Κάθε τέτοια γενίκευση είναι η κορυφή της πυραμίδας.
Επαναλάβετε τη διαδικασία για τις υπόλοιπες ομάδες. Ως αποτέλεσμα, η κύρια ιδέα ολόκληρου του εγγράφου θα εκφραστεί σε μία πρόταση. Η πυραμίδα σας είναι έτοιμη.
Παράδειγμα. Οι θέσεις «η πελατειακή μας βάση αυξάνεται», «κάθε πελάτης αγοράζει περισσότερα» και «αυξήσαμε τις τιμές μας» μπορούν να εκφραστούν σε μια πρόταση: «οι πωλήσεις μας αυξάνονται». Στη συνέχεια, μπορείτε να ομαδοποιήσετε αυτήν τη γενίκευση με άλλους, για παράδειγμα, με «τα σταθερά κόστη μας μειώνονται» και «τα μεταβλητά κόστη μας μειώνονται» και να εκφράσετε αυτήν τη νέα ομάδα με μια γενική πρόταση: «τα εισοδήματά μας αυξάνονται».
Η ομαδοποίηση και η σύνοψη είναι απλή, αλλά πρέπει να τηρείτε τους βασικούς κανόνες:
- Κάθε σκέψη που εκφράζεται σε μια πυραμίδα πρέπει να είναι μια σύντομη περιγραφή των ομαδοποιημένων διατριβών. Ποτέ μην χρησιμοποιείτε άσκοπες γενικεύσεις όπως "υπάρχουν τρεις λόγοι για την είσοδο στην αυστριακή αγορά." Πρόκειται για μια επιπλέον κακογραφία, δεδομένου ότι ο συγγραφέας δεν ασχολήθηκε να συνοψίσει τρεις λόγους για τον αναγνώστη.
- Οι περιλήψεις σε οποιαδήποτε ομάδα πρέπει να είναι λογικά παρόμοιες και πρέπει να είναι στο ίδιο επίπεδο αφαίρεσης. Δηλαδή, μια ομάδα δεν μπορεί να αποτελείται από «μήλα», «φρούτα» και «τραπέζι»: ένα μήλο και ένα τραπέζι λογικά δεν είναι παρόμοια, και το «φρούτο» είναι ένας αφηρημένος όρος που αναφέρεται σε υψηλότερο επίπεδο της πυραμίδας.
Σκεπτικό: Εξαγωγή συμπερασμάτων από την αλυσίδα δεδομένων χρησιμοποιώντας αφαίρεση
Οποιαδήποτε γενίκευση στην πυραμίδα θα πρέπει να θέσει μια ερώτηση από τον αναγνώστη, η απάντηση στην οποία δίνεται αργότερα. Η απάντηση διατυπώνεται με τη μέθοδο αφαίρεσης.
Η αφαίρεση είναι μια διαδικασία συλλογισμού στην οποία τα συμπεράσματα αντλούνται από παραδοχές.
Παράδειγμα. Από τις υποθέσεις «όλοι οι άνθρωποι είναι θνητοί» και «ο Γολιάθ είναι άνθρωπος», προκύπτει ότι «ο Γολιάθ είναι θνητός». Τότε μπορείτε να συνοψίσετε ολόκληρη τη διαδικασία της συλλογικής συλλογιστικής: "Ο Γολιάθ είναι άνθρωπος, είναι θνητός."
Για προτάσεις, χρησιμοποιήστε την αντίστροφη σειρά έκπτωσης.
Παράδειγμα. «Πρέπει να προσλάβουμε έναν υποψήφιο που μπορεί να διαβάσει. Ο υποψήφιος Α μπορεί να διαβάσει. Επομένως, πρέπει να προσλάβουμε τον υποψήφιο Α. " Έτσι, η παραδοχή-υπόθεση-συμπέρασμα αποκρύπτει τις βασικές πληροφορίες μέχρι το τέλος.Οι συστάσεις συνήθως ωφελούνται από την αντίστροφη σειρά: «Πρέπει να προσλάβουμε τον υποψήφιο Α, γιατί χρειαζόμαστε κάποιον που μπορεί να διαβάσει, αλλά μπορεί».
Παρά το γεγονός ότι η συλλογική συλλογιστική είναι μια απλή και φυσική διαδικασία, δεν πρέπει να χρησιμοποιείται σε περίπλοκες συλλογισμούς, όπου απαιτούνται αρκετά επίπεδα αιτιολόγησης για να επιβεβαιωθούν οι υποθέσεις.
Εάν προσπαθήσετε να δικαιολογήσετε το συμπέρασμα ενός σύνθετου εγγράφου μέσω της αφαίρεσης, η πρώτη υπόθεση είναι πιθανό να έχει αρκετά επίπεδα αιτιολόγησης μέσω των οποίων ο αναγνώστης θα πρέπει να «περάσει» για να προσεγγίσει τη δεύτερη υπόθεση. Αυτή η λογική είναι πολύ δύσκολο να ακολουθηθεί.
ΑΙΤΙΟΛΟΓΗΣΗ: εξαγωγή συμπερασμάτων από ομάδα παρόμοιων διατριβών με επαγωγή
Εάν η γενίκευση στην πυραμίδα δεν μπορεί να επιβεβαιωθεί με αφαίρεση, χρησιμοποιήστε μια πιο δημιουργική μορφή συλλογιστικής - επαγωγή. Η επαγωγή αντλεί ένα συμπέρασμα από ένα σύνολο ιδεών, με μια έννοια παρόμοια.
Παράδειγμα. Το συμπέρασμα «Ο Αϊνστάιν ήταν ιδιοφυΐα» επιβεβαιώνεται από γενικεύσεις όπως «μελέτησε τη θεωρία της σχετικότητας», «μελέτησε τη βαρύτητα» και «μελέτησε την κοσμολογική σταθερά».
Στην επαγωγή, η λογική σειρά των επιχειρημάτων δεν είναι τόσο προφανής όσο στην αφαίρεση. Για να γίνει η ιδέα διαισθητική για τον αναγνώστη, η σειρά πρέπει να καθορίζεται από τη βάση της ομαδοποίησης. Εάν έχετε ομαδοποιήσει τμήματα του συνόλου, για παράδειγμα, τμήματα εταιρειών, τακτοποιήστε με βάση τη δομή τους, παρόμοια με τη δομή του οργανισμού.
Χρησιμοποιήστε την αρχή MECE (η αρχή των αμοιβαία αποκλειστικών, από κοινού εξαντλητικών διατάξεων). Δηλαδή, τα τμήματα της εταιρείας δεν θα αντιγράφουν λειτουργίες σε διάφορα τμήματα, αλλά ταυτόχρονα, τα μέρη που συνδυάζονται μαζί θα περιγράφουν τον οργανισμό χωρίς να χάνουν τίποτα.
Εάν η ομαδοποίηση αποτελείται από συστάσεις, τακτοποιήστε τις με χρονολογική σειρά, ξεκινώντας από την πρώτη.
Παράδειγμα. Συνοψίζοντας «Προσλάβετε έναν νέο βοηθό», τη σειρά ομαδοποίησης: «Θέστε μια κενή θέση, προσκαλέστε τους υποψηφίους για συνέντευξη, πάρτε μια απόφαση για πρόσληψη».
Εάν έχετε ταξινομήσει στοιχεία με βάση ορισμένα κοινά χαρακτηριστικά, τακτοποιήστε τα σύμφωνα με το επίπεδο χαρακτηριστικών σε κάθε στοιχείο.
Για να κάνετε προτάσεις, προσεγγίστε το πρόβλημα από συστηματική άποψη και οπτικοποιήστε το χρησιμοποιώντας λογικά δέντρα
Τα επαγγελματικά έγγραφα συχνά παρέχουν συστάσεις για την επίλυση ενός προβλήματος. Χρησιμοποιήστε την απλή διαδικασία επίλυσης προβλημάτων για να κάνετε προτάσεις.
1. Προσδιορίστε το πρόβλημα με σαφείς, μετρήσιμους όρους.
Παράδειγμα. «Το εργοστάσιο χάνει τρεις ώρες εργασίας κάθε μέρα. πώς μπορεί να αποφευχθεί αυτό; "
2. Μάθετε ακριβώς ποιο είναι το πρόβλημα.
Παράδειγμα. "Το πρόβλημα δεν αφορά ανθρώπους ή πρώτες ύλες, αλλά στον εξοπλισμό: καταρρέει καθημερινά."
3. Σκάψτε βαθύτερα - μάθετε γιατί υπάρχει το πρόβλημα.
Παράδειγμα. «Οι συνοδούς δεν είναι κατάλληλα εκπαιδευμένοι.» Αυτό σας επιτρέπει να εντοπίσετε ενέργειες για την επίλυση του προβλήματος. Για παράδειγμα, "Ορισμός υπεύθυνων εκπαιδευτικών ή πρόσκληση εξωτερικών εκπαιδευτικών".
Για να επιλύσετε ένα πρόβλημα, μπορείτε να το οπτικοποιήσετε χρησιμοποιώντας ένα λογικό δέντρο. Ένα λογικό δέντρο είναι ένα απλοποιημένο διάγραμμα συνδέσεων που διακλαδίζονται από αριστερά προς τα δεξιά.
Παράδειγμα. Δέντρο κέρδους: η λέξη «Κέρδος» σχηματίζει έναν κορμό δέντρου και χωρίζεται σε δύο κλάδους: «Πωλήσεις» και «Κόστος». Τα "Έξοδα" διακλαδίζονται σε "Σταθερές" και "Μεταβλητές"
Στο τέλος, το δέντρο θα είναι τόσο λεπτομερές ώστε τα προβλήματα και οι πηγές τους θα γίνουν εμφανή. Σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να καταλάβετε ότι τα κέρδη μειώνονται λόγω της αύξησης του κόστους για ορισμένα υλικά.
Δομή συστάσεων με βάση το αποτέλεσμα που μπορείτε να επιτύχετε
Βρήκατε μια λύση στο πρόβλημα του αναγνώστη. Τώρα πρέπει να τον πείσετε να αναλάβει δράση. Κάντε συστάσεις όσο πιο πειστικά γίνεται.
Δίνοντας μια πρόταση, κάνετε μια πρόταση για δράση με στόχο την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος.Ομαδοποιήστε τις ενέργειες με βάση το αποτέλεσμα που προσπαθείτε να επιτύχετε και περιγράψτε το έτσι ώστε αργότερα να καταλάβετε εάν έχει επιτευχθεί.
Παράδειγμα. Ο αναγνώστης θέλει να αυξήσει τα κέρδη τους.
Οι κακώς δομημένες προτάσεις μοιάζουν με αυτό:
1. Δείκτες μελέτης:
- παραγωγικότητα των φυτών;
- ικανοποίηση των πελατών.
2. Πραγματοποιήστε πιο συχνά εκπαίδευση:
- προσωπικό φυτών
- προσωπικό πωλήσεων.
Υπάρχουν δύο βασικά προβλήματα σε μια τέτοια δομή: πρώτον, αν και οι ομαδοποιημένες δράσεις έχουν εξωτερική ομοιότητα, στοχεύουν στην επίτευξη διαφορετικών αποτελεσμάτων. Δεύτερον, τα επιθυμητά αποτελέσματα πρέπει να είναι λεπτομερή προκειμένου να κρίνεται στη συνέχεια εάν έχουν επιτευχθεί.
Έτσι, η ακόλουθη δομή είναι πιο σαφής και πειστική:
1. Αύξηση 5% στις πωλήσεις το επόμενο τρίμηνο:
- εξετάστε την ικανοποίηση των πελατών?
- Διδάξτε την ομάδα πωλήσεων πιο συχνά.
2. Μείωση του κόστους παραγωγής κατά 2% το επόμενο τρίμηνο:
- μελετήστε την παραγωγικότητα των φυτών ·
- Διδάξτε το προσωπικό των φυτών πιο συχνά.
Οι ενέργειες ομαδοποιούνται πλέον με βάση τα επιθυμητά αποτελέσματα. Στη συνέχεια, μπορεί κανείς να κρίνει εύκολα αν οι στόχοι έχουν επιτευχθεί.
Χρησιμοποιήστε την εισαγωγή για να ενημερώσετε τον αναγνώστη για βασικά σημεία του εγγράφου κατά τα πρώτα 30 δευτερόλεπτα της ανάγνωσης.
Κάθε έγγραφο πρέπει να ξεκινά με μια σύντομη εισαγωγή για να τροφοδοτήσει το ενδιαφέρον του αναγνώστη και να θέσει το στάδιο για την επίλυση του προβλήματος.
Ο ευκολότερος τρόπος για να προκαλέσετε το ενδιαφέρον του αναγνώστη και να εστιάσετε σε ένα έγγραφο είναι να παρουσιάσετε την εισαγωγή με τη μορφή μιας ιστορίας. Ξεκινήστε με μια περιγραφή της κατάστασης (τρέχουσα κατάσταση), εντοπίστε το πρόβλημα και, τέλος, προτείνετε μια λύση.
Παράδειγμα. Κατάσταση - "Η ArgonEx σκέφτεται να επενδύσει σε νέα ορυχεία στην Αυστρία." Πρόβλημα: "Το ArgonEx είναι δύσκολο να μπει σε μια νέα αγορά." Προκειμένου ο αναγνώστης να συμφωνήσει εύκολα με τις δηλώσεις σας, τόσο η κατάσταση όσο και η πολυπλοκότητα πρέπει να είναι γνωστά σε αυτόν.
Το πρόβλημα πρέπει να προκαλέσει ερωτήσεις στον αναγνώστη, όπως "Τι πρέπει να γίνει;". Το κύριο κείμενο του εγγράφου περιέχει μια λεπτομερή απάντηση σε αυτήν την ερώτηση, αλλά στα πρώτα 30 δευτερόλεπτα της ανάγνωσης θα πρέπει να αναπτυχθεί μια γενική ιδέα της γνώμης σας.
Στην εισαγωγή, θα εκφράσετε το κύριο σημείο, καθώς και τα πιο σημαντικά επιχειρήματα:
Παράδειγμα. «(Τα κυριότερα σημεία) Το ArgonEx μπορεί να εισέλθει στην αυστριακή αγορά αγοράζοντας έναν υπάρχοντα συμμετέχοντα στην αγορά, επειδή (1) οι άδειες εξόρυξης σπάνια εκδίδονται σε ξένες εταιρείες, (2) οι τοπικές εταιρείες εξόρυξης πωλούνται φθηνά και (3) οι ανταγωνιστές υπέστησαν τεράστιες απώλειες σε παρόμοιες καταστάσεις προσπαθώντας να ενεργήσουν μόνοι τους. "
Χρησιμοποιήστε κεφαλίδες και μορφοποίηση για να δείξετε τη δομή της πυραμίδας.
Για να καθοδηγήσετε τον αναγνώστη στη δομή της πυραμίδας, πρώτα δείξτε το. Η πιο δημοφιλής μέθοδος είναι οι επικεφαλίδες που δείχνουν επίπεδα και ομάδες ιδεών. Χρησιμοποιήστε εσοχές για να τονίσετε τα επίπεδα της πυραμίδας · συχνά προστίθενται δεκαδικά ψηφία (1, 1.1, 1.1.1). Παράδειγμα:
Όνομα εγγράφου
Εδώ γράφουν μια εισαγωγή και υποδεικνύουν το κύριο επιχείρημα, καθώς και τις κύριες ιδέες των ενοτήτων.
1. Το πρώτο τμήμα
Φανταστείτε πάντα οποιαδήποτε ομάδα επικεφαλίδων και βασικών σημείων.
1.1. Πρώτη υποενότητα
Η ιδέα αυτής της υποενότητας υποστηρίζεται από τις ακόλουθες αριθμημένες παραγράφους.
1.1.1. Επιβεβαιώνει την ιδέα της πρώτης υποενότητας
1.1.2. Επιβεβαιώνει την ιδέα της πρώτης υποενότητας
1.2. Δεύτερη υποενότητα
2. Το δεύτερο τμήμα
2.1. Πρώτη υποενότητα
2.2. Δεύτερη υποενότητα
Οι αναγνώστες, κατά κανόνα, διαβάζουν άψογα τις επικεφαλίδες, οπότε δεν πρέπει να επενδύετε σε αυτά την κύρια ιδέα. Κρατήστε τα κοντά, εκφράζοντας την ουσία της ενότητας. Όταν χρησιμοποιείτε επικεφαλίδες φαίνεται πολύ επίσημη, προσπαθήστε να τονίσετε τα κύρια σημεία, επιχειρήματα κ.λπ. στο κείμενο.
Σε πολύ σύντομα μηνύματα, η εσοχή είναι ο καταλληλότερος τρόπος για να μεταφέρετε μια απλή δομή. Παράδειγμα:
Για να καλέσω τη Δευτέρα, χρειάζομαι τα ακόλουθα δεδομένα για την Ιαπωνία:
- Όγκος πωλήσεων
- Εξοδα
- Τάσεις της αγοράς
Χρησιμοποιήστε σαφείς μεταβάσεις μεταξύ ομάδων ορισμάτων, έτσι ώστε ο αναγνώστης να μην χάσει ένα νήμα
Ακόμη και η πιο λογική δομή της πυραμίδας είναι άχρηστη αν ο αναγνώστης δεν συμβαδίζει με αυτήν. Μετακινώντας μεταξύ ενοτήτων και υποτμημάτων, ο αναγνώστης πρέπει να γνωρίζει πότε πραγματοποιείται η μετάβαση. Ένας τρόπος είναι να υποδείξετε τα κύρια συμπεράσματα του προηγούμενου στην αρχή μιας νέας ενότητας.
Παράδειγμα. Εάν στο τελευταίο κεφάλαιο υπάρχει μια γενίκευση "Το ArgonEx έχει πάρα πολλά αποθέματα", το επόμενο κεφάλαιο για την εφοδιαστική μπορεί να ξεκινήσει ως εξής: "Εκτός από πάρα πολλά αποθέματα, οι διαδικασίες εφοδιαστικής ArgonEx είναι αναποτελεσματικές". Έτσι ο αναγνώστης θα καταλάβει ότι έχετε μεταβεί σε ένα νέο υπο-τμήμα της πυραμίδας.
Εάν το κεφάλαιο είναι ιδιαίτερα μακρύ και περίπλοκο, συμπληρώστε το με μια σύντομη περίληψη των κύριων σημείων προτού προχωρήσετε.
Εάν το έγγραφο αποτελείται από συστάσεις, μπορείτε να το ολοκληρώσετε με μια απλή και πρακτική ενότητα «Περαιτέρω ενέργειες».
Το πιο σημαντικό πράγμα
Δομή σχολαστικά τις σκέψεις σας προτού αρχίσετε να γράφετε.
Πώς να δομήσετε αποτελεσματικά τις ιδέες
- Βοηθήστε τον αναγνώστη - χτίστε σκέψεις με τη μορφή μιας πυραμίδας.
- Ομαδοποιήστε παρόμοιες ιδέες και, στη συνέχεια, εκφράστε κάθε ομάδα σε μία πρόταση.
- Αιτιολόγηση: εξαγωγή συμπερασμάτων από την αλυσίδα δεδομένων χρησιμοποιώντας τη μέθοδο αφαίρεσης ·
- ΑΙΤΙΟΛΟΓΗΣΗ: εξαγωγή συμπερασμάτων από μια ομάδα παρόμοιων σημείων με επαγωγή.
Πώς να κάνετε χρήσιμες προτάσεις
- Προσεγγίστε το πρόβλημα από συστηματική άποψη και οπτικοποιήστε το με τη βοήθεια λογικών δέντρων.
- Δομήστε τις προτάσεις σας με βάση το αποτέλεσμα που μπορείτε να επιτύχετε μαζί τους.
Πώς να εκφράσετε την επιθυμητή δομή με λέξεις
- Χρησιμοποιήστε την εισαγωγή για να ενημερώσετε τον αναγνώστη σχετικά με τα βασικά σημεία στα πρώτα 30 δευτερόλεπτα της ανάγνωσης.
- Χρησιμοποιήστε κεφαλίδες και μορφοποίηση για να δείξετε τη δομή της πυραμίδας.
- Χρησιμοποιήστε σαφείς μεταβάσεις μεταξύ ομάδων επιχειρημάτων, ώστε ο αναγνώστης να μην χάσει το νήμα.